Sehr geehrter SoftPac Lizenznehmer

An dieser Stelle wollen wir Ihnen einen schnellen Überblick darüber verschaffen, 
welche Änderungen sich durch die SEPA Einführung zum 1.2.2014 ergeben.

* * *

SEPA

• Am 1.2.2014 wird der Zahlungsverkehr in Europa vereinheitlicht. Für Unternehmen bringt dies massive Änderungen mit sich. SEPA steht für "Single Euro Payments Area" also "Einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehrsraum". Hier ist auch zu bemerken, dass verbundenen Staaten wie etwa die Schweiz, Lichtenstein, Island, Monaco oder Norwegen dieses Verfahren zum Teil bereits 2008 eingeführt haben. Am 1. Februar 2014 wird dieses Verfahren nun für uns alle Pflicht.
  
  * * *

Änderungen im Programm

Wir bieten Ihnen zur Aktivierung dieser Funktionen unser Update 2012.3 an. Dieses werden wir, wie das Update 2012.2 per Downlaod und Aktivierung über das Internet bereitstellen. Dieses Update umfasst die Umstellung auf IBAN und BIC. Diese werden zusätzlich zur BLZ und Konto-Nr. in den Rechnungen bis zum 1.2.2014 aufgeführt und danach durch IBAN und BIC ersetzt. Die Internationalen Bankcodes BIC für Deutschland sind im Programm in einer Datenbank in SoftPac hinterlegt. Des weiteren werden die IBAN aus den vorhandenen Bankdaten mit der entsprechenden Formel umgerechnet. Dies sowohl für Ihre eigenen als auch für Ihre Kunden.

Weitere geänderte Programm Funktionen und Erweiterungen :

Nur mehr SSL verschlüsselte Übertragung der XML Dateien und PDF

• Wie wir bei vielen Online-Fernwartungen feststellen mussten, wird Sicherheit im Internet bei vielen unserer Kunden nicht besonders groß geschrieben. Die zur Zeit laufende Debatte über das Ausspähen von Nachrichten sollte auch diese Kunden jetzt dazu animieren, Daten nur mehr verschlüsselt an unsere Kunden zu übertragen. Als mindest Standard wird also mit der Einführung von 2012.3 nur mehr SSL verschlüsselete Übertragung zugelassen. Hierzu muss im Email Fenster lediglich der entsprechende Server und ggfls. Port eingetragen werden. 
  
  Nachfolgend am Beispiel der Telecom bzw. Strato zeigen wir die Unterschiede :
  

• Telekom ohne SSL	Telekom mit SSL	Strato ohne SSL	Strato mit SSL
  smtp.t-online.de	securesmtp.t-online.de	smtp.strato.de	smtp.strato.de
  Port 25	Port 25	Port 25	Port 465

   

• Sie sehen also auch hier ist es ganz easy, ein wenig mehr Sicherheit zu schaffen.
  

• Bitte überprüfen Sie, welche Ports Ihr Provider nutzt, bzw. ob SSL auf Ihrem Email Konto unterstützt wird. Wird SSL von Ihrem Provider nicht unterstützt, so können Sie sich natürlich auch eine Freemail Adresse bei einem anderen Provider beschaffen, oder besser gleich ganz den Provider wechseln. Haben Sie z.B. Ihren Telefon Anschluß bei der Telecom, so können Sie z.B. hier auch problemlos ein Freemail Konto anlegen.  

• Mit der Version führen wir auch ein, daß eine Sammelaufstellung per PDF nur mehr das Patienten-Pseudonym verwendet.

SoftPac Update 2012.3 jetzt bestellen

Weitere Hinweise zur SEPA Einführung

• Da sich etwa 95% der Betroffenen bisher noch kaum oder gar nicht mit diesem Da sich etwa 95% der Betroffenen kaum oder noch gar nicht mit diesem Thema beschäftigt haben, hier nachfolgend die wichtigsten Punkte welche dann auch die EDV betreffen.

  Änderungen zum bestehenden System :

• Kontenkennung

• Alte Bankleitzahlen und Kontonummer werden durch IBAN und BIC Code ersetzt

• IBAN Nr. aus 22 Stellen und Banknummer aus bisheriger Konto-Nr. und Bankleitzahl mit 2 zusätzlichen Prüfziffern und dem Länderkennzeichen.

• Der BIC Code besteht aus einer 11-stelligen Kombination aus Buchstaben und Zahlen

Das hört sich kompliziert an, deshalb spricht man in Banker-Kreisen auch gerne von IBAN der Schrecklichen. Neben diesen Änderungen, müssen die Anwender, welche Lastschriften einziehen die Arbeitsweise erheblich umstellen. So ist neben der Vereinbarung Beträge für Leistungen einziehen zu dürfen nunmehr der entsprechende Kunde 14 Tage vor Einzug des Betrages schriftlich über Datum und Betrag zu informieren.

Die meisten Länder in Europa kennen das in Deutschland weit verbreitete Lastschriftverfahren gar nicht, deshalb sollte dies zunächst auch ganz abgeschafft werden. Vor diesem Hintergrund ist auch zu verstehen, daß dies nun einigermaßen kompliziert wird.

Was ist jetzt zu tun :

1. Wenn Sie keine Lastschriften einziehen :

Sie müssen lediglich Ihre Rechnungsformulare um BIC, IBAN und ggfls. Gläubiger ID der Bundesbank vervollständigen. Haben Sie kein bedrucktes Papier so erledigt dies SoftPac für Sie. Sie erhalten in Kürze ein entsprechendes Update Angebot.

Es wird hier auch möglich sein, bei bedrucktem Papier (soweit Platz vorhanden) die übergangsweise zusätz-lichen Daten auszudrucken. Bitte kontaktieren Sie uns ggfls. entsprechend, oder Scannen ein Leerformular ein und senden uns dies zu.

2. Wenn Sie Lastschriften einziehen :

Bitte beachten Sie, daß es für Unternehmen und Endverbraucher unterschiedliche Lastschrift-Arten gibt. Bitte überprüfen Sie den Einzug von Lastschriften.

Wer Beträge per Lastschrift einzieht, muss technisch dann einiges anders machen :

· Gläubiger ID Nr. von der Bundesbank (Kann über Ihre Hausbank oder direkt auf der Homepage der Bundesbank beantragt werden)

· SEPA Lastschrift Mandat für den Eizug erforderlich

· Exaktes Fälligkeitsdatum für den Einzug

· Achtwöchiger Ersatttugsanspruch des Zahlungspflichtigen

· Verwendung von BIC und IBAN

· Mandatsreferenz und Identifikations-Nr. des Lastschrifteinreichers (Gläubiger Identifikations-Nr.)

Unterschiede zur Basis Lastschrift

· Der Zahlungspflichtige darf kein Verbraucher sein (Bitte bei Ärzten oder Freiberuflern prüfen)

· Kein Erstattungsanspruch nach erfolgter Zahlung

Vorraussetzung für das Lastschriftverfahren ist das neue SEPA-Lastschriftmandat. Nur dies ermächtigt den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen.

Für bereits vorliegende, erteilte Einzugsermächtigungen müssen keine neuen SEPA-Lastschriften eingeholt werden. In Gesprächen mit Bänkern wurde dies aber zum Teil empfohlen !

Die Bedingungen der Banken wurden auch für Lastschriften bereits im Juli 2012 angepasst, somit ist hier wohl nur mehr die Angabe der jeweiligen Mandatsreferenz (z.B. Kunden Nr. aus dem

SoftPac-Programm) sowie Ihe Gläubiger Identifikations-Nr. (Bundesbank) und der Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA Lastschriftverfahren mit Ihrer Bank und Ihren Kunden abzustimmen.

Bitte auch unbedingt beachten, daß bei Firmen-Lastschriften der zahlungspflichtige das Kreditinstitut, welches die Lastschrift einlöst vor der ersten Lastschrift darüber informieren muß.

Angabe des Fälligkeitsdatums:

Die SEPA Lastschrift fordert ein korrektes Datum für die Fälligkeit an welchem die Belastung auf dem Konto erfolgt. Ihren Kunden muß die Sepa Lastschrift so erreichen, daß diese der Bank rechtzeitig vorliegt.

Nach unserem Kenntnisstand beträgt die Frist mindestens 1 Tag vor Fälligkeit bei Erst- und Folgelastschriften. Bitte überprüfen Sie hier den Status von Freiberuflern, ob die SEPA-Firmen-Lastschrift hier greift. Wenn nicht, so ist hier die Frist 5 bzw. sogar 14 Tage !

Sie sehen also ...

· Sicherlich ist dies ein Thema, welches man in der Regel vor sich herschieben würde, was allerdings, wenn man Lastschriften einzieht, ziemlich fahrlässig wäre, da man dieses Thema nicht einfach aussitzen kann. Ein Vorteil ist dann zumindest, daß die Banken garantieren sollen, daß eine Überweisung, auch Länderüberschreitend, nur mehr einen Tag dauert.

· Ziehen Sie Lastschriften ein, so lassen Sie uns dies wissen. Insbesondere empfehlen wir Ihnen Ihren Steuerberater und Ihre Bank für weitere Informationen zu konsultieren. Wir geben für die hier zusammengetragenen Informationen insbesondere keine Haftung ab.

Bitte informieren Sie uns wenn Sie Lastschriften einziehen, sowie auch über, abweichende oder weitere, Informationen, dies Sie in diesem Zusammenhang von Ihrer Bank / Steuerberater erhalten.

Alle anderen Rechnungsspezifischen Änderungen werden wir in einem Update in Kürze zur Verfügung stellen.

Haben Sie irgendwelche speziellen Fragen , so bemühen Sie bitte unsere Hotline.

* * *